четверг, 21 января 2016 г.

Работаем в Excel – фишки для работы.

Когда вы заполняете свою таблицу какими-то значениями, например, собираете базу из электронных адресов из разных источников, то вы можете обнаружить в ней повторяющиеся значения. Это может произойти в файле с общим доступом, когда несколько человек заполняют таблицу и могут внести одинаковые значения. В этом случае сложно отследить дубликаты. Ведь они могут возникнуть в одном столбце, в нескольких столбцах или даже во всем листе. В Microsoft Excel существует несколько инструментов поиска, выделения и, при необходимости, удаления повторяющихся значений. В своей статье хочу остановиться на основных методиках определения дубликатов в Excel. 

И начнем с такого момента, как найти повторяющие значения.
Для этого надо выделить все ячейки с данными и на вкладке Главная найти кнопку Условное форматирование, затем выбрать Правила выделения ячеек - Повторяющиеся значения, как показано на фото ниже:

Далее выбираем тот цвет, который вы воспринимаете больше всего (по умолчанию установлено светло-красная заливка и темно-красный цвет текста), вы или соглашаетесь с предложенным цветом, или выбираете тот что вам больше нравиться, далее нажимаете ОК.


Теперь повторяющиеся значения у нас окрашены в тот цвет, который вы выбрали. Если у вас большая таблица, то повторяющие значения будут разбросаны по всей таблице, что очень неудобно. Поэтому вам нужно отсортировать строки, чтобы собрать их в одном столбце. Если вам важен порядок заполнения таблицы, то вам следует все столбцы пронумеровать по порядку, чтобы вы потом смогли восстановить исходный порядок данных в таблице.
Выделяем всю таблицу, переходим на вкладку Данные и жмем на кнопку Сортировка. В новом окне нам нужно задать порядок сортировки. Выставляем нужные нам значения и добавляем следующий уровень. Нам нужно отсортировать строки сначала по цвету ячеек, а потом по значению в ячейке, чтобы дубликаты оказались рядом друг с другом.



Разбираемся с найденными дубликатами. В данном случае повторяющиеся строки можно просто удалить.


Обратите внимание, что по мере удаления дубликатов красные ячейки возвращают себе белый цвет.

Избавившись от цветных ячеек, снова выделим всю таблицу и отсортируем ее по столбцу «№п/п». После этого останется только поправить сбившуюся из-за удаленных строк нумерацию.





P.S. Далее, когда вы будите заполнять эту таблицу, то повторяющее значение будет сразу окрашиваться в тот цвет, который вы установили.

Рекомендую воспользоваться этим сервисом.Если Вам была полезна эта информация, то поделитесь этой статьей со своими друзьями. 




Комментариев нет:

Отправить комментарий